Angebotsanfrage für Schulungen: Angaben für vergleichbare Rückläufe

Das Wichtigste auf einen Blick

Vom Bedarf zum versandfertigen Raster

Die Personalentwicklung beschreibt den Bedarf, der Einkauf versendet die Anfrage, beide prüfen die Rückläufe. Diese Reihenfolge steht vor dem ersten Versand fest.

Bei Auszubildenden gehören die Freistellungs- und Teilnahmeregelungen des § 81 des Berufsbildungsgesetzes in die Bedarfsbeschreibung. Wer die Zeiten mit dem Ausbildungsbetrieb abstimmt, wird namentlich festgehalten.

Für Qualifizierungen im Arbeitsschutz prüfen Betriebe vorab, ob der zuständige Unfallversicherungsträger die Kosten trägt. Die Präventionsleistung Qualifizierung der DGUV wird vor Beginn der Maßnahme beantragt, nicht danach.

Das Anfrageraster mit sechzehn Feldern

Die Feldliste lässt sich unverändert in die Anfrage übernehmen. Die Spalte Antwortformat legt fest, welche Angabe zurückkommen muss.

Offene Seminare rechnen die Anbieter je Teilnehmenden ab, Inhouse-Trainings je Tag. In den Programmen der TÜV-Akademien und der DEKRA Akademie stehen die Nettopreise online, Prüfungsgebühren für Zertifikatslehrgänge werden gesondert ausgewiesen. Bei Lehrgängen der IHK-Organisation, entwickelt von der DIHK-Bildungs-gGmbH, gilt dieselbe Trennung.

Termine, Ausfall und Ersatz

Termine werden zweifach abgefragt: Durchführungszeitraum sowie Uhrzeiten je Tag. Zuständigkeiten für Räume, Technik und Anmeldungen werden vorab benannt.

Klären Sie die Ausfallregel: Bis wann darf der Anbieter einen Termin absagen, welcher Ersatztermin gilt, und bis wann können Teilnehmende kostenfrei umbuchen? Die Antwort gehört in Feld sechzehn.

Ein Ersatztermin sollte innerhalb von vier Wochen nach dem Ausfall liegen. Diese Frist wird in der Anfrage vorgegeben, damit sie in allen Rückläufen gleich beantwortet wird.

Rechenbeispiel: zwei Rückläufe in derselben Matrix

Angefragt ist ein Training zum Thema Mitarbeitergespräche für zwölf Teilnehmende, zwei Tage mit sechzehn Unterrichtseinheiten, Lernort Köln, Zeitraum 12. bis 13. Mai.

Anbieter A nennt 2.400 Euro netto Lehrgangsgebühr und 150 Euro netto Materialkosten. Mit 19 Prozent Umsatzsteuer ergibt das 3.034,50 Euro brutto. Anbieter B nennt 2.900 Euro brutto einschließlich Material. Die Differenz beträgt 134,50 Euro brutto, je Teilnehmenden 11,21 Euro brutto. Anbieter A bindet sein Angebot bis zum 30. Juni, Anbieter B bis zum 15. Juli, beide Angaben stehen in Feld 13.

Die Beträge und Fristen sind gewählte Beispielzahlen, keine erhobenen Marktpreise.

Rückläufe vergleichbar halten

Jedes Pflichtfeld bekommt eine eigene Zeile, keine Sammelfrage. Das Antwortformat ist festgelegt, also Betrag in Euro, Anzahl oder Ja/Nein.

Die Matrix hat eine Zeile je Feld und eine Spalte je Anbieter. Fehlende Angaben bleiben leer und werden gesammelt nachgefragt, nicht geschätzt.

Alle Anbieter erhalten dieselbe Rückmeldefrist. Jede Zeile trägt Datum und Ansprechpartner der Auskunft. Der IHK-Bildungspreis zeichnet Weiterbildungsangebote aus; Auszeichnungen lassen sich in Feld fünfzehn abfragen.

Häufige Fragen

Welche Angaben sind Pflicht?

Die sechzehn Felder des Rasters: Inhalt und Lernziele, Unterrichtseinheiten, Termine, Lernort, Teilnehmerzahl, Vorkenntnisse, Dozentenqualifikation, Kostenzeilen, Zahlungsbedingungen und Nachweise.

Warum eine gemeinsame Rückmeldefrist?

Nur so liegen alle Antworten auf demselben Planungsstand vor. Ohne Frist treffen Angebote zu unterschiedlichen Zeitpunkten mit abweichendem Bezug ein.

Darf ich einen Pauschalpreis abfragen?

Als Zusatzangabe ja, als einzige Kostenangabe nein. Ohne getrennte Zeilen für Gebühr, Nebenkosten und Umsatzsteuer lassen sich Summen nicht vergleichen.

Wer prüft die Rückläufe?

Der Einkauf führt die Matrix, die Fachabteilung bewertet Inhalte und Dozentenqualifikation. Beide dokumentieren die Entscheidung gemeinsam.