Lernprogramme für Unternehmen auswählen mit Leitfaden für Einkauf und Fachbereich

Das Wichtigste auf einen Blick

Der Fachbereich liefert Lernziel, Zielgruppe und Erfolgskennzahl, der Einkauf prüft Preis, Lizenz, Vertrag und Datenschutz.
Ein gewichtetes Raster macht Angebote vergleichbar, von SAP SuccessFactors Learning über Docebo bis zur IMC Learning Suite.
Kurspakete im Abo, etwa LinkedIn Learning, Udemy Business oder GoodHabitz, starten schnell, decken Fachthemen aber selten ab.
Hosting, Schnittstellen, Support und Kündigung klären Sie schriftlich vor der Bestellung.
Förderung der Bundesagentur für Arbeit senkt den Eigenanteil, der Antrag muss vor Kursbeginn vorliegen.

Bedarf und Kennzahl vor der Ausschreibung festhalten

Der Fachbereich beschreibt auf einer Seite Lernziel, Zielgruppe, Zeitbudget und Pflichtinhalte. Optionale Inhalte werden getrennt gelistet. Fehlt diese Vorgabe, vergleichen Sie Angebote, die unterschiedliche Probleme lösen.

Legen Sie vor der Ausschreibung fest, was Erfolg heißt. Geeignet sind Abschlussquote, Prüfungsergebnis oder eine Anwendungskontrolle nach acht Wochen. Der Einkauf übernimmt diese Kennzahl in die Leistungsbeschreibung.

Arbeitszeit, Pausen und Freistellung regelt in Deutschland das Arbeitszeitgesetz. Für sicherheitsrelevante Unterweisungen gelten zusätzlich die Vorgaben der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung, die ihre Aus- und Weiterbildung in der Prävention beschreibt.

Kriterien für den Einkauf

Preis, Lizenzmodell und Laufzeit gehören in eine Übersicht. Klären Sie Mindestabnahme, Staffelpreise, automatische Verlängerung, Kündigungsfrist und Reisekosten für Präsenztrainer.

Bei Plattformen prüfen Sie Single Sign-on, Rollenrechte, Berichte und Exportwege. Die Standards SCORM, xAPI und LTI erleichtern den Wechsel des Anbieters.

Datenschutz ist kein Anhang. Die DSGVO als EU-Regel verlangt Auftragsverarbeitungsvertrag, Angaben zum Hosting-Ort und ein Löschkonzept. Fehlt eine dieser Angaben, ist das Angebot unvollständig.

Bundesbehörden prüfen zusätzlich die Barrierefreiheit nach BITV 2.0, Länder und Kommunen haben eigene Vorgaben. Mehrsprachige Inhalte kosten Aufschlag.

Bewertungsraster für den Vergleich

Gewichtung

Fachliche Tiefe: 30 Prozent
Didaktik und Übungsanteil: 20 Prozent
Technik und Schnittstellen: 20 Prozent
Kosten über drei Jahre: 20 Prozent
Service und Servicezeiten: 10 Prozent

Nachweis

Fachliche Tiefe: Probezugang mit Stichprobe
Didaktik und Übungsanteil: Demo und Referenz
Technik und Schnittstellen: Test im eigenen System
Kosten über drei Jahre: Kalkulation zzgl. MwSt.
Service und Servicezeiten: Servicebeschreibung im Vertrag

Vergeben Sie je Kriterium null bis zehn Punkte und multiplizieren Sie mit der Gewichtung. Das Ergebnis trennt knappe Entscheidungen von Bauchgefühl.

Bewertungsraster für Anbieter

Kriterium

Fachliche Tiefe: 30 Prozent
Didaktik und Übungsanteil: 20 Prozent
Technik und Schnittstellen: 20 Prozent
Kosten über drei Jahre: 20 Prozent
Service und Servicezeiten: 10 Prozent

Gewichtung

Fachliche Tiefe: Probezugang mit Stichprobe
Didaktik und Übungsanteil: Demo und Referenz
Technik und Schnittstellen: Test im eigenen System
Kosten über drei Jahre: Kalkulation zzgl. MwSt.
Service und Servicezeiten: Servicebeschreibung im Vertrag

Nachweis

Fachliche Tiefe
Didaktik und Übungsanteil
Technik und Schnittstellen
Kosten über drei Jahre
Service und Servicezeiten

Anbietertypen mit Namen trennen

Drei Typen kommen für Lernprogramme infrage. Plattformen verwalten Inhalte: SAP SuccessFactors Learning, Cornerstone Learning, Docebo und die IMC Learning Suite, dazu die Open-Source-Systeme Moodle, ILIAS und OpenOlat.

Kurspakete im Abo liefern fertige Inhalte: LinkedIn Learning, Udemy Business, Coursera for Business, Pluralsight für IT-Themen sowie GoodHabitz und Pink University für deutschsprachige Standardtrainings.

Seminaranbieter ergänzen Präsenz und Online: Haufe Akademie, TÜV SÜD Akademie, DEKRA Akademie und die Bildungsgesellschaften der IHKs, gebündelt in der DIHK-Bildungs-gGmbH.

Mischen Sie die Typen nicht in einer Ausschreibung. Sonst vergleichen Sie ein Abo mit einem Projektgeschäft.

Anbieterfragen schriftlich stellen

Welche Nutzerdaten verlassen das Unternehmen, und wo werden sie gehostet?
Welche Standards unterstützt die Plattform bei Import und Export?
Welche Berichte belegen Lernfortschritt und Abschlüsse?
Was geschieht bei vorzeitiger Kündigung mit Lernständen und Zertifikaten?
Welche Referenzen aus unserer Branche nennen Sie, mit Ansprechpartner?

Fordern Sie die Antworten schriftlich und als Vertragsbestandteil. Mündliche Zusagen sind im Streitfall wertlos.

Pilot mit 20 bis 30 Nutzern

Vereinbaren Sie einen Test mit 20 bis 30 Nutzern aus der Zielgruppe. Vier Wochen Laufzeit und klare Aufgaben reichen für ein belastbares Urteil. Bewerten Sie danach Bedienung, Inhaltsqualität und Support mit demselben Raster.

Prüfen Sie die Technik im eigenen Netz. Ein Programm, das im Demo-Zugang läuft, kann an Firewall oder Single Sign-on scheitern. Das klären Sie vorher.

Beispielrechnung und Förderung

Beispielrechnung für 250 Beschäftigte: 60 Euro je Nutzer und Jahr zzgl. MwSt. ergeben 15.000 Euro pro Jahr zzgl. MwSt. Dazu kommen 4.000 Euro einmalig für die Einrichtung zzgl. MwSt. Über drei Jahre summiert sich das auf 49.000 Euro zzgl. MwSt.

Beispielrechnung für 250 Beschäftigte

60 Euroje Nutzer und Jahr zzgl. MwSt.
15.000 Europro Jahr zzgl. MwSt.
4.000 Euroeinmalige Einrichtung zzgl. MwSt.
49.000 EuroGesamtkosten über drei Jahre zzgl. MwSt.

Prüfen Sie vorher die Förderung. Die Bundesagentur für Arbeit informiert Unternehmen zur Förderung von Weiterbildung. Anträge müssen vor Beginn der Maßnahme gestellt werden.

Häufige Fragen

Wie viele Anbieter sollten wir vergleichen?

Drei bis fünf Anbieter reichen für ein belastbares Bild. Mehr Angebote kosten Zeit, ohne die Entscheidung zu verbessern.

Wer entscheidet, Einkauf oder Fachbereich?

Der Fachbereich bewertet Inhalte und Didaktik, der Einkauf Preis, Vertrag und Risiko. Die Entscheidung fällt gemeinsam.

Was gehört zwingend in den Vertrag?

Leistungsumfang, Nutzerzahl, Laufzeit, Kündigungsfrist, Servicezeiten, Datenschutz und die Rechte an erstellten Inhalten.

Wie lange dauert die Auswahl?

Für ein Standardprogramm planen Sie sechs bis zehn Wochen. Der Pilot mit 20 Nutzern und Auswertung belegt davon zwei bis drei Wochen.