Weiterbildungsanbieter: Diese Kostenpositionen gehören in die Kalkulation, mit Beispielrechnungen

Das Wichtigste auf einen Blick

Teilnehmergebühren pro Kopf und Tag

Offene Seminare rechnen pro Teilnehmer und Tag ab, Inhouse-Trainings pro Trainingstag für die Gruppe. Die Kosten von Weiterbildungsanbietern hängen deshalb stärker von der Teilnehmerzahl ab als von der Dauer.

Haufe Akademie, Management Circle und das Forum Institut für Management sind für offene Seminare bekannt, die TÜV SÜD Akademie, die DEKRA Akademie und regionale Bildungswerke der Wirtschaft für betriebliche Formate. Die Preise der einzelnen Häuser stehen hier nicht, die Beispielwerte unten dienen der Kalkulation.

Das Trainerhonorar ist der sichtbarste Posten. Für betriebliche Fachschulungen sind 800 bis 1.500 Euro netto pro Trainingstag üblich, und bei der Auswahl externer Trainer rechnen freiberufliche Trainer tageweise ab. Offene Seminare kosten häufig 500 bis 1.200 Euro netto pro Teilnehmer für zwei Tage.

Als Rechengrundlage dienen Beispielwerte, nicht die Listenpreise einzelner Häuser: offene Seminare 450 bis 900 Euro pro Teilnehmer und Tag, Inhouse-Trainings 1.200 bis 2.500 Euro pro Trainingstag für bis zu zwölf Personen. Alle Beträge netto, zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer.

Nach § 4 Nr. 21 UStG sind Leistungen berufsbildender Einrichtungen steuerfrei, wenn die zuständige Landesbehörde bescheinigt, dass sie Ausbildung, Fortbildung oder berufliche Umschulung erbringen. Vergleichen Sie beide Fälle über den Nettobetrag.

Direkte und indirekte Kosten

Bei einem Inhouse-Training mit zwölf Personen übersteigt die Ausfallzeit das Trainerhonorar deutlich: 3.540 Euro gegen 1.200 Euro in der Beispielrechnung weiter unten.

Reisekosten, Übernachtung und Ausfallzeit

Bei Präsenzterminen kommen Reisekosten hinzu. Kalkulieren Sie Bahnfahrt zweiter Klasse oder Pkw mit 0,30 Euro pro Kilometer. Die Verpflegungspauschale beträgt 28 Euro für volle Tage und 14 Euro für An- und Abreisetage. Übernachtungen kosten je nach Ort 90 bis 150 Euro, steuerfrei erstattbar sind 20 Euro pro Nacht.

Beispielrechnung Reise: 200 Kilometer je Strecke ergeben 400 Kilometer mal 0,30 Euro, also 120 Euro. Hin- und Rückfahrt mit der Bahn kosten 160 Euro. Dazu 110 Euro Übernachtung und 42 Euro Verpflegung. Das ergibt 272 Euro mit dem Pkw und 312 Euro mit der Bahn, also rund 270 bis 310 Euro pro Person; die folgende Beispielrechnung setzt 300 Euro an.

Ein oft unterschätzter Posten ist die Ausfallzeit. Beispielrechnung: 4.200 Euro Bruttomonatsgehalt plus 20 Prozent Arbeitgeberanteil ergeben 5.040 Euro. Geteilt durch 21 Arbeitstage sind das 240 Euro pro Tag. Zwei Schulungstage und ein Reisetag kosten 720 Euro Arbeitszeit pro Person.

Material, Prüfungsgebühren und Lizenzen

Das Material umfasst Skripte, Lehrbücher und Arbeitsmittel. Üblich sind 30 bis 80 Euro pro Teilnehmer, bei Zertifikatslehrgängen mehr. Klären Sie, ob das Material im Kurspreis enthalten ist.

Prüfungsgebühren fallen bei zertifizierten Abschlüssen an, die Höhe setzt die zuständige Kammer fest. Rechnen Sie Prüfungsgebühren, Wiederholungsprüfungen und Fahrtkosten zum Prüfungsort getrennt. Prüfungsgebühren können auch bei Nichtbestehen anfallen, denn jede Wiederholung wird erneut berechnet.

Bildungsträger wie WBS Training, COMCAVE oder das IBB Institut für Berufliche Bildung arbeiten mit Zulassungen nach der AZAV, der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung.

Lizenzen betreffen Lernplattformen und E-Learning-Module. Plattformen wie LinkedIn Learning oder Udemy Business rechnen pro Nutzer und Jahr ab. Beispielrechnung: 60 Euro pro Nutzer und Jahr ergeben bei zwölf Nutzern 720 Euro. Prüfen Sie Laufzeit, Mindestabnahme und Zugriff nach Kursende; acht Fragen zu Lernprogrammen helfen vor der Lizenzierung.

Beispielrechnung: zwei Angebote für zwei Schulungstage

Verglichen werden zwei Schulungstage mit sechs Teilnehmenden, einmal als offenes Seminar, einmal als Inhouse-Training.

Bei sechs Teilnehmenden liegt das offene Seminar 6.000 Euro höher. Bei zwei Teilnehmenden dreht sich der Vergleich: 4.680 Euro netto gegen 5.880 Euro. Auf alle Nettobeträge kommen 19 Prozent Umsatzsteuer.

Beispielrechnung: Inhouse-Training mit zwölf Teilnehmenden

Das Beispiel geht von einem höheren Gehaltsniveau aus als die Reiserechnung oben. Die Ausfallzeit steht deshalb mit 295 statt 240 Euro pro Person und Tag in der Tabelle, und der Raum im eigenen Haus wird kalkulatorisch mit 200 Euro angesetzt.

Pro Teilnehmer ergibt das 437 Euro netto.

Interne Kosten und laufender Aufwand

Interne Kosten verschwinden leicht aus der Planung. Setzen Sie für diese Positionen denselben Tagessatz an:

Förderung und Amortisation

Die Bundesagentur für Arbeit kann die berufliche Weiterbildung einzelner Beschäftigter im Rahmen eines bestehenden Arbeitsverhältnisses durch Zuschüsse zum Arbeitsentgelt sowie volle oder teilweise Übernahme der Weiterbildungskosten fördern, wie die Förderung von Weiterbildung für Unternehmen erklärt.

Wie sich Qualitätssicherung und Zulassung einordnen lassen, zeigt der Beitrag zu Anbieternachweise einordnen. Prüfen Sie vor Vertragsabschluss die Zulassung des Anbieters. Weiterbildungskosten sind Betriebsausgaben und mindern den steuerpflichtigen Gewinn.

Zur Amortisation stellen Sie die Gesamtkosten pro Teilnehmer dem erwarteten Nutzen gegenüber. Rechengrößen sind eingesparte Fremdleistung, kürzere Einarbeitung und geringere Fehlerquote. Wie ein Budget für betriebliche Schulungen genehmigungsfähig wird, zeigt ein eigener Beitrag. Ohne belastbare Zahlen bleibt der Nutzen eine Annahme.

Häufige Fragen

Welche Kostenpositionen fehlen in vielen Angeboten?

Reisekosten, Ausfallzeiten und Lizenzgebühren stehen selten im Angebot, beeinflussen die Gesamtkosten aber stark. Fordern Sie alle Positionen pro Teilnehmer und Tag an.

Wann ist ein offenes Seminar günstiger als ein Inhouse-Training?

Im Beispiel bei ein bis zwei Teilnehmenden. Der Tagessatz für Inhouse-Trainings fällt unabhängig von der Gruppengröße an, während die Reisekosten mit jeder Person steigen.

Welche Zuschüsse sind möglich?

Die Bundesagentur für Arbeit kann Zuschüsse zum Arbeitsentgelt und die volle oder teilweise Übernahme der Weiterbildungskosten gewähren. Die Voraussetzungen klärt die Agentur für Arbeit im Einzelfall.

Wie vergleiche ich Angebote mit unterschiedlicher Teilnehmerzahl?

Rechnen Sie beide Angebote auf dieselbe Teilnehmerzahl und Dauer hoch. Teilen Sie die Gesamtkosten durch die Zahl der Teilnehmenden, dann sind die Angebote vergleichbar.