Weiterbildungsanbieter im Vergleich: Diese Kostenpositionen gehören in die Kalkulation

Das Wichtigste auf einen Blick

• Offene Seminare kosten bei Kataloganbietern wie Haufe Akademie, Management Circle oder TÜV Rheinland Akademie meist 450 bis 900 Euro pro Teilnehmer und Tag.
• Inhouse-Trainings bei TÜV SÜD Akademie, DEKRA Akademie oder Bildungswerken der Wirtschaft kosten 1.200 bis 2.500 Euro pro Trainingstag für die Gruppe.
• Reise, Übernachtung und Verpflegung schlagen bei Präsenz mit rund 300 Euro pro Person und Tag zu Buche.
• Material, Prüfungsgebühren und Plattformlizenzen addieren 30 bis 100 Euro pro Person.
• Ausfallzeiten übertreffen oft die Teilnehmergebühr, Förderung senkt die Nettokosten.

Teilnehmergebühren pro Kopf und Tag

Offene Seminare rechnen pro Teilnehmer und Tag ab, Inhouse-Trainings pro Trainingstag für die Gruppe. Die Kosten von Weiterbildungsanbietern hängen deshalb stärker von der Teilnehmerzahl ab als von der Dauer. Struktur und Beteiligung des Marktes dokumentiert das Statistische Bundesamt mit seinen Daten zur beruflichen Bildung.

Eine amtliche Preisstatistik für Seminare gibt es nicht.

Die großen Kataloganbieter veröffentlichen ihre Tagessätze im Netz. Haufe Akademie, Management Circle und das Forum Institut für Management sind für offene Seminare bekannt, die TÜV SÜD Akademie, die DEKRA Akademie und regionale Bildungswerke der Wirtschaft für betriebliche Formate.

Als Rechengrundlage dienen Beispielwerte, nicht die Listenpreise einzelner Häuser: offene Seminare 450 bis 900 Euro pro Teilnehmer und Tag, Inhouse-Trainings 1.200 bis 2.500 Euro pro Trainingstag für bis zu zwölf Personen. Alle Beträge netto, zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer.

Berufsbezogene Bildungsleistungen können nach Paragraf 4 Nummer 21 des Umsatzsteuergesetzes umsatzsteuerfrei sein. Vergleichen Sie beide Fälle über den Nettobetrag.

Reisekosten, Übernachtung und Ausfallzeit

Bei Präsenzterminen kommen Reisekosten hinzu. Kalkulieren Sie Bahnfahrt zweiter Klasse oder Pkw mit 0,30 Euro pro Kilometer. Die Verpflegungspauschale beträgt 28 Euro für volle Tage und 14 Euro für An- und Abreisetage. Übernachtungen kosten je nach Ort 90 bis 150 Euro, steuerfrei erstattbar sind 20 Euro pro Nacht.

Beispielrechnung Reise: 200 Kilometer je Strecke ergeben 400 Kilometer mal 0,30 Euro, also 120 Euro. Hin- und Rückfahrt mit der Bahn kosten 160 Euro. Dazu 110 Euro Übernachtung und 42 Euro Verpflegung. Summe rund 300 Euro pro Person.

Der größte Einzelposten ist die Ausfallzeit. Beispielrechnung: 4.200 Euro Bruttomonatsgehalt plus 20 Prozent Arbeitgeberanteil ergeben 5.040 Euro. Geteilt durch 21 Arbeitstage sind das 240 Euro pro Tag. Zwei Schulungstage und ein Reisetag kosten 720 Euro Arbeitszeit pro Person.

Material, Prüfungsgebühren und Lizenzen

Material umfasst Skripte, Lehrbücher und Arbeitsmittel. Üblich sind 30 bis 80 Euro pro Teilnehmer, bei Zertifikatslehrgängen mehr. Klären Sie, ob das Material im Kurspreis enthalten ist.

Prüfungsgebühren fallen bei zertifizierten Abschlüssen an, die Höhe setzt die zuständige Kammer fest. Die DIHK-Bildungs-gGmbH bündelt Zertifikatslehrgänge und Prüfungen der IHK-Organisation. Rechnen Sie Prüfungsgebühren, Wiederholungsprüfungen und Fahrtkosten zum Prüfungsort getrennt. Bildungsträger wie WBS Training, COMCAVE oder das IBB Institut für Berufliche Bildung arbeiten mit Zulassungen nach der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung.

Lizenzen betreffen Lernplattformen und E-Learning-Module. Plattformen wie LinkedIn Learning oder Udemy Business rechnen pro Nutzer und Jahr ab. Beispielrechnung: 60 Euro pro Nutzer und Jahr ergeben bei zwölf Nutzern 720 Euro. Prüfen Sie Laufzeit, Mindestabnahme und Zugriff nach Kursende.

Beispielrechnung: zwei Angebote für zwei Schulungstage

Verglichen werden zwei Schulungstage mit sechs Teilnehmenden, einmal als offenes Seminar, einmal als Inhouse-Training.

Position	Offenes Seminar	Inhouse-Training
Teilnehmergebühr	6 x 2 x 750 Euro = 9.000 Euro	2 x 2.400 Euro = 4.800 Euro
Reisekosten	300 Euro x 6 = 1.800 Euro	0 Euro
Material	60 Euro x 6 = 360 Euro	60 Euro x 6 = 360 Euro
Ausfallzeit	240 Euro x 2 x 6 = 2.880 Euro	240 Euro x 2 x 6 = 2.880 Euro
Summe netto	14.040 Euro	8.040 Euro
Kosten pro Teilnehmer	2.340 Euro	1.340 Euro

Bei sechs Teilnehmenden liegt das offene Seminar 6.000 Euro höher. Bei zwei Teilnehmenden dreht sich der Vergleich: 4.680 Euro netto gegen 5.880 Euro. Auf alle Nettobeträge kommen 19 Prozent Umsatzsteuer.

Förderung und Amortisation

Die Bundesagentur für Arbeit fördert die Weiterbildung von Beschäftigten mit Zuschüssen zu Lehrgangskosten und Arbeitsentgelt. Die Sätze staffeln sich nach der Betriebsgröße, wie die Förderung von Weiterbildung für Unternehmen zeigt.

Rahmen und Rechtsgrundlagen bündelt die Seite zur beruflichen Weiterbildung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. Prüfen Sie vor Vertragsabschluss die Zulassung des Anbieters.

Amortisation: Stellen Sie die Gesamtkosten pro Teilnehmer dem erwarteten Nutzen gegenüber. Rechengrößen sind eingesparte Fremdleistung, kürzere Einarbeitung und geringere Fehlerquote. Ohne belastbare Zahlen bleibt der Nutzen eine Annahme.

Häufige Fragen

Welche Kostenpositionen fehlen in vielen Angeboten?

Reisekosten, Ausfallzeiten und Lizenzgebühren stehen selten im Angebot, beeinflussen die Gesamtkosten aber stark. Fordern Sie alle Positionen pro Teilnehmer und Tag an.

Wann ist ein offenes Seminar günstiger als ein Inhouse-Training?

Bei ein bis drei Teilnehmenden. Der Tagessatz für Inhouse-Trainings fällt unabhängig von der Gruppengröße an, während die Reisekosten mit jeder Person steigen.

Welche Zuschüsse sind möglich?

Die Bundesagentur für Arbeit fördert Lehrgangskosten und Arbeitsentgelt während der Qualifizierung. Die Sätze richten sich nach der Betriebsgröße, der Anbieter muss zugelassen sein.

Wie vergleiche ich Angebote mit unterschiedlicher Teilnehmerzahl?

Rechnen Sie beide Angebote auf dieselbe Teilnehmerzahl und Dauer hoch. Teilen Sie die Gesamtkosten durch die Zahl der Teilnehmenden, dann sind die Angebote vergleichbar.