Checkliste für die Einführung neuer Lernprogramme im Unternehmen

Das Wichtigste auf einen Blick

Fünf Phasen mit abhakbaren Prüfpunkten: Bedarf, Auswahl, Pilot, Schulung, Evaluation.
Jede Phase braucht eine verantwortliche Person und einen Termin.
Eine Pilotgruppe mit acht bis zwölf Beschäftigten testet vor dem Rollout.
Beispielrechnung für 100 Beschäftigte: Lizenzen, Einrichtung, Schulung, Betreuung.
Mitbestimmung nach § 96 und § 98 BetrVG vor der Anbieterauswahl klären.

Phase 1: Bedarf, Zielgruppe und Zielbild abhaken

Aufgaben nennen, die künftig anfallen, und die Lücke beschreiben.
Zielgruppe eingrenzen: Abteilung, Rolle, Vorkenntnisse, Standorte.
Ausgangswert messen, etwa Fehlerquote, Bearbeitungszeit, Rückfragen pro Woche.
Erfolgskriterium schriftlich festhalten, prüfbar und mit Datum.
Budgetrahmen und Zeitfenster von der Geschäftsführung bestätigen lassen.

Ein einseitiges Zielbild reicht. Formulieren Sie prüfbar: Im Service sinken Rückfragen zu Standardfällen innerhalb von drei Monaten nach der Schulung um die Hälfte. Legen Sie fest, wer den Ausgangswert erhebt und wo er dokumentiert wird.

Phase 2: Anbieter vergleichen und Prüfkriterien abarbeiten

Prüfpunkt	Kriterium	Nachweis
Inhalte	Fachtiefe, Sprache, Aktualisierung, eigene Kurse	Kurskatalog, Testzugang
Didaktik	Kurze Einheiten, Übungen, Lernpfade, Wiederholung	Demo-Kurs
Technik und Datenschutz	Anmeldung über Firmenkonto, Serverstandort, Auftragsverarbeitung	Lastenheft, Vertrag
Support	Reaktionszeit, Ansprechpartner, Einweisung der Administration	Servicevereinbarung
Kosten	Lizenzmodell, Mindestlaufzeit, Betreuungspauschale	Angebot

Bekannte Plattformen am Markt sind LinkedIn Learning, Udemy Business und Coursera for Business. Lernmanagementsysteme kommen von Moodle, ILIAS, Docebo, Cornerstone und SAP Litmos. Deutsche Weiterbildungsanbieter wie Haufe Akademie, IHK Akademie und TÜV liefern Kurse und Präsenztrainings. Prüfen Sie in der Testumgebung, ob Inhalte auf Deutsch vorliegen und ob Sie eigene Kurse einspielen können.

Fordern Sie eine Testumgebung für vier Wochen an und lassen Sie zwei bis drei Anbieter mit denselben Aufgaben gegeneinander antreten.

Phase 3: Pilotphase durchführen

Pilotgruppe zusammenstellen: acht bis zwölf Beschäftigte aus Vielnutzern, Skeptikern und Führungskräften.
Zeitraum festlegen: vier bis sechs Wochen mit Lernzeiten in der Arbeitszeit.
Testfragen notieren: Finden Teilnehmer Inhalte in unter zwei Minuten? Wie viele brechen ab?
Rückmeldung strukturieren: Akzeptanz, Bedienung, Nutzen im Arbeitsalltag, Fehlerliste.
Entscheidung dokumentieren: Rollout, Nachbesserung oder Abbruch mit Begründung.

Bei betrieblichen Schulungen wirkt der Betriebsrat nach § 98 BetrVG an Planung und Durchführung mit. Ein Abbruch nach der Pilotphase ist kein Misserfolg, sondern spart Kosten.

Phase 4: Beteiligte schulen

Führungskräfte erfahren, wie sie Lernzeit einplanen und Fortschritt ansprechen. Administratoren lernen Kurszuweisung, Auswertung und Rollenrechte. Beschäftigte bekommen eine kurze Einweisung in Anmeldung, Lernpfade und Support sowie eine feste Ansprechperson.

Legen Sie Lernzeiten in die Arbeitszeit und teilen Sie Inhalte in Einheiten von 15 bis 20 Minuten. Achten Sie auf Untertitel, kontrastreiche Darstellung und unterschiedliche Vorkenntnisse.

Phase 5: Evaluation und Kennzahlen

Legen Sie Kennzahlen vor dem Start fest: Teilnahmequote, Abbruchquote, Lernzeit pro Person, Prüfungsergebnisse und Anwendung im Arbeitsalltag. Befragen Sie die Teilnehmer direkt nach dem Lernen und erneut nach acht bis zwölf Wochen. Vergleichen Sie die Werte mit dem Ausgangswert und besprechen Sie sie mit Führungskräften und Betriebsrat.

Rechenbeispiel für 100 Beschäftigte

Beispielrechnung für 100 Beschäftigte: Lizenz 120 Euro je Person und Jahr ergibt 12.000 Euro. Einrichtung und Import eigener Inhalte 4.000 Euro. Schulung der Administration und der Führungskräfte 3.000 Euro. Betreuung, Reporting und Support 8.000 Euro pro Jahr.

Im ersten Jahr summiert sich das auf 27.000 Euro netto zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer, also 270 Euro je Person. Ab dem zweiten Jahr bleiben Lizenz und Betreuung, das sind 200 Euro je Person.

Mitbestimmung und Fördermittel klären

Nach § 96 BetrVG berät der Betriebsrat über Fragen der betrieblichen Berufsbildung mit. Klären Sie Zuständigkeiten, Termine und Unterlagen, bevor Sie den Vertrag unterschreiben. Für Auszubildende gelten zusätzlich die Regeln des Berufsbildungsgesetzes. Prüfen Sie Freistellung und Teilnahmebedingungen und halten Sie Vereinbarungen schriftlich fest. Hinweise zu Planung und Qualifizierung sowie zu Fördermitteln gibt die Personalentwicklung der Bundesagentur für Arbeit.

Häufige Fragen

Wie viele Anbieter sollte ich vergleichen?

Zwei bis drei, jeweils mit Testumgebung und denselben Testaufgaben.

Wie lange dauert die Pilotphase?

Vier bis sechs Wochen, dazu zwei Wochen für Auswertung und Entscheidung.

Was kostet ein Lernprogramm?

Lizenzen, Einrichtung, Schulung und Betreuung. Für 100 Beschäftigte nennt das Rechenbeispiel 27.000 Euro netto im ersten Jahr.

Woran erkenne ich den Erfolg?

An Teilnahmequote, Abbruchquote und der Anwendung im Arbeitsalltag nach drei Monaten.

Muss der Betriebsrat zustimmen?

Bei betrieblichen Schulungen wirkt er mit. Die Mitbestimmungsrechte regeln Beratung und Beteiligung.