Checkliste für die Auswahl externer Trainer bei betrieblichen Schulungen

Das Wichtigste auf einen Blick

Welche Qualifikationsnachweise zählen

Fachwissen allein macht noch keinen guten Trainer. Verlangen Sie getrennte Nachweise für Fachthema, Berufspraxis in der Zielgruppe und Didaktik. Den Rahmen für Ausbildereignung und Fortbildungsprüfungen setzt das Berufsbildungsgesetz.

Für die Ausbildung von Auszubildenden ist die Ausbildereignungsprüfung nach der Ausbilder-Eignungsverordnung der übliche Nachweis. Prüfbar sind auch die Fortbildungsprüfungen zum "Geprüften Aus- und Weiterbildungspädagogen" und zum "Geprüften Berufspädagogen" bei der zuständigen Stelle, in der Regel einer IHK.

Private Zertifikate mit der Bezeichnung "Train the Trainer" belegen nur, dass die Prüfungsordnung des ausstellenden Anbieters erfüllt wurde. Fragen Sie nach Prüfungsordnung, Ausstellungsdatum und Prüfungsaufsicht.

Überprüfbare Belege sind Prüfertätigkeit bei einer IHK, Fachveröffentlichungen oder Modulhandbücher. "Langjährig erfahren" ist keine Angabe, die sich prüfen lässt.

Klären Sie außerdem, ob der Trainer selbst unterrichtet. Bei Trainerpools gehört die Vertretungsregel in den Vertrag, sonst steht am Schulungstag eine unbekannte Person vor der Gruppe.

Referenzen prüfen, statt Bewertungsbögen lesen

Referenzen sagen mehr als Selbstbeschreibungen. Lassen Sie sich Projektname, Branche, Teilnehmerzahl, Vorwissensstand und Zeitraum nennen. Rufen Sie zwei erreichbare Ansprechpartner an und fragen Sie:

Ein bezahlter Pilottermin oder eine Hospitation liefert belastbarere Eindrücke als Zufriedenheitswerte aus Bewertungsbögen.

Ob Sie direkt bei einem freien Trainer, bei einer IHK-Akademie oder über eine Trainingsagentur buchen, ändert die Prüfschritte nicht. Vertragspartei und Vertretungsregel ändern sich.

Preise, Nebenkosten und Vertragsklauseln

Vergleichen Sie nie nur den Tagessatz. Vorbereitung, Nachbereitung, Reisezeit, Reisekosten, Material, Raummiete und Betreuung der Lernplattform gehören in die Gesamtbetrachtung.

Beispielrechnung mit eigenen Annahmen: zwei Trainingstage zu je 1.200 Euro netto ergeben 2.400 Euro. Dazu 300 Euro Reisekosten und Material von 40 Euro je Teilnehmer bei zwölf Teilnehmenden. Das sind 3.180 Euro netto, mit 19 Prozent Umsatzsteuer 3.784,20 Euro brutto.

Eine amtliche Statistik zu Trainerhonoraren existiert nicht. Als Suchraster, nicht als belegter Marktwert, gelten Spannen von rund 800 bis 2.500 Euro netto je Trainingstag. Belastbar ist nur der eigene Vergleich von mindestens drei Angeboten.

Tagessatz, Pauschale und Preis je Teilnehmer verschieben das Kostenrisiko unterschiedlich. Ins Honorar gehören Konzeption, Handouts, Auswertung und Follow-up.

Vertragsklauseln: Honorar, Nebenkosten, Ausfallregel, Ersatzgestellung, Nutzungsrechte an Unterlagen, Nachbesserung und Zahlungsplan mit einem Teilbetrag nach Abnahme.

Klären Sie die Förderung vor der Buchung. Die Bundesagentur für Arbeit informiert über Zuschüsse zur Qualifizierung beschäftigter Mitarbeitender.

Haftung, Versicherung und Mitbestimmung

Klären Sie Haftungsfragen vor der Beauftragung. Lassen Sie sich den Nachweis einer Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung zeigen und fragen Sie nach Deckungssumme und Ausschlüssen. Bei Schäden an Technik oder Räumen entscheidet die Police, nicht die Zusage des Trainers.

Enthalten Ihre Unterlagen interne Zahlen oder Kundendaten, brauchen Sie eine Verschwiegenheitsklausel. Bei Teilnehmerlisten und Lernplattformdaten mit Personenbezug gehört eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung dazu.

Für sicherheitsrelevante Themen gilt das Regelwerk der Unfallversicherungsträger. Wer zu Erster Hilfe schult, sollte als ermächtigte Ausbildungsstelle anerkannt sein, etwa DRK, Johanniter, Malteser, ASB oder Feuerwehr. Prüfen Sie die einschlägigen Vorschriften und Regeln der DGUV.

Bei betrieblichen Schulungen ist der Betriebsrat zu beteiligen. § 98 BetrVG regelt die Beteiligung an Planung und Durchführung betrieblicher Bildungsmaßnahmen, § 96 BetrVG die Förderung der Berufsbildung.

Prüftabelle für die Beauftragung

Häufige Fragen

Wie viele Referenzen sind aussagekräftig?

Zwei erreichbare Ansprechpartner aus vergleichbaren Projekten genügen meist. Entscheidend ist, dass Sie selbst anrufen und nach Abläufen fragen.

Welche Zertifikate sagen am meisten aus?

Die Ausbildereignungsprüfung sowie die Fortbildungsprüfungen zum "Geprüften Aus- und Weiterbildungspädagogen" und zum "Geprüften Berufspädagogen" lassen sich bei der zuständigen Stelle prüfen. Zertifikate privater Anbieter belegen nur deren eigene Prüfungsordnung.

Wer haftet, wenn der Termin ausfällt?

Das regelt der Vertrag. Nehmen Sie Ausfallpauschalen für beide Seiten und eine Ersatzgestellung auf.

Muss der Betriebsrat beteiligt werden?

Bei Planung und Durchführung betrieblicher Schulungen ist er nach § 98 BetrVG zu beteiligen. Klären Sie das vor der Buchung.

Welche Unterlagen prüfe ich vor Vertragsabschluss?

Lebenslauf mit Stationen, Fach- und Didaktiknachweise, Haftpflichtnachweis mit Deckungssumme, zwei Referenzkontakte und eine Verschwiegenheitserklärung.